Datum
28.09.2021
Im Projekt APF@BE (Applikations Portfolio) durfte die Bedag den Beschluss des Regierungsrats des Kantons Bern zur Zentralisierung des dezentralen Applikationsbetriebs umsetzen. Dabei wurden bei den Direktionen über 150 dezentral betriebene Fachapplikationen ins Data Center der Bedag überführt. Die Applikationen wurden aktualisiert, auf das neuste Betriebssystem migriert, und wo technisch machbar und sinnvoll wurden Synergien genutzt, um einen kostenbewussten, hoch verfügbaren und sicheren Betrieb der Applikationen zu ermöglichen. Die Fachabteilungen der Kunden können sich damit wieder vermehrt auf ihr Kerngeschäft fokussieren, während die Fachapplikationen im Data Center der Bedag professionell und stabil betrieben werden. Bis September 2021 konnten alle relevanten Applikationen im Data Center aufgebaut und in Betrieb genommen werden.
In der ICT-Strategie des Kantons Bern 2016-2020 ist das Ziel definiert, die
ICT-Grundversorgung zu standardisieren und zu konsolidieren, zentrale ICT-Systeme und -Leistungen sollen verwaltungsweit genutzt werden. Die zentral erbrachte
ICT-Grundversorgung hält die Beschaffungs- und Betriebskosten möglichst tief und Leistungen können als ganzheitlicher Service effizient, transparent und kontinuierlich erbracht werden.
Die Direktionen der Kantonsverwaltung Bern setzen Fach- und Konzernapplikationen ein, welche auf eigenen Servern in teilweise direktionseigenen, dezentralen Räumlichkeiten betrieben wurden. Das Projekt APF@BE hatte zum Ziel, diese Applikationen inklusive deren Dateiablagen auf das Standardprodukt BE-Applikationsplattformen zu migrieren. Mit der Migration auf diese Plattform wurden die Applikationen technologisch harmonisiert und werden nun zentral bei der Bedag betrieben.
In einer detaillierten Analyse der serverbasierten Applikationen, ihrer Schnittstellen untereinander und zu anderen Applikationen wurden zunächst das Mengengerüst und ein Migrationskonzept erstellt. Von den ursprünglich über 250 Applikationen wurden schlussendlich 156 Applikationen zur Migration freigegeben. Die restlichen Applikationen und Dateiablagen fielen weg, hauptsächlich weil die betreffenden Applikationen nicht mehr benötigt werden.
Mit dem Abschluss des Projekts APF@BE werden die serverbasierten Applikationen der Direktionen nun vollständig auf dem Standardprodukt BE-Applikationsplattformen bei der Bedag betrieben. Ausnahmen bilden lediglich vier SaaS-Applikationen, einige wenige befristete Ausnahmen für einzelne Applikationen sowie die KAPO (kein Pflichtbezug der ICT-Grundversorgung) und EDUBERN (nicht im Geltungsbereich der ICT-Strategie).
Diese technologische Harmonisierung reduziert die Komplexität, ermöglicht Skaleneffekte und zeigt transparent die effektiven Kosten auf. So konnten bereits während des Projektverlaufs Kostenreduktionen aufgrund von Mengenrabatten erzielt werden, u. a. in den Bereichen Storage / Backup, bei den Lizenzkosten und bei der CPU-Leistung.
Erfolgreiches Projekt dank guter Zusammenarbeit
Der Erfolg des Projekts APF@BE ist das Resultat einer engen Zusammenarbeit zwischen den Direktionen (insb. Service Manager, Service Owner, Fachverantwortliche), den zuständigen Service Managern des KAIO, der Bedag, den Software-Lieferanten und dem Projektteam APF@BE. Während des Projektverlaufs wurden meist die standarisierten, verwaltungsweiten ICT-Prozesse angewendet. Auf den dabei hergestellten Kommunikationskanälen werden nun auch künftige übergreifende Projekte aufbauen können. Die Projektführung mit dem auf dem Migrationsprozess basierenden Kanban-Board und der rollenden Planung hat sich bewährt.
Die Applikationslandschaft der Kantonsverwaltung Bern wird aufgrund der zunehmenden Digitalisierung in den nächsten Jahren voraussichtlich weiter anwachsen. Mit der im Projekt APF@BE erfolgten technologischen Harmonisierung und Etablierung der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren wurde dazu eine solide Basis geschaffen.