Wie «Once Only» dank der Bedag Realität wird

Datum
07.12.2020

Dank dem «Once-Only-Prinzip» sollen Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen ihre Daten künftig nur noch einmal den Behörden melden müssen. So will es die E-Government-Strategie 2020-2023 der Schweiz sowie die von der Schweiz unterzeichnete Tallinn-Deklaration zu E-Government. Damit diese Vision Realität werden kann, braucht es nicht zuletzt funktionsfähige Lösungsansätze aus der IT. Welche Innovationen nötig sind, damit die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung gelingt, verrät Thomas Alabor, Leiter Solution Engineering bei der Bedag.

Behördengänge sind nicht selten ein Spiessrutenlauf: Man rennt von Amt zu Amt und trägt in unzähligen Formularen immer wieder die gleichen Daten ein. In solchen Momenten wird sich schon manch eine Bürgerin oder ein Bürger gefragt haben: Geht das nicht auch einfacher?

Tatsächlich ist es das Ziel von Bund, Kantonen und Gemeinden die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben und Informationen und Dienste künftig auch oder nur noch elektronisch anzubieten. Eines der Kernprinzipien der E-Government-Strategie 2020-2023 der Schweiz ist der «Once-Only-Ansatz». Damit will man erreichen, dass Bürgerinnen und Bürger wichtige Daten – etwa Angaben zur Person, zum Wohnort oder zum Einkommen – nur noch einmal erfassen müssen, diese zentral auf einer Plattform gespeichert werden und anschliessend verschiedene Behörden zur Verfügung stehen. Die Verwaltung wird dadurch effizienter und für die Bevölkerung sinkt der administrative Aufwand. So einfach das Vorhaben in der Theorie klingt, so komplex ist die Umsetzbarkeit in der Realität.

IT als Treiber von Innovation in der öffentlichen Verwaltung
Die Gründe dafür sind vielschichtig. Zum einen haben die unterschiedlichen Behörden für die Erfassung von Daten bisher je spezifische Fachsysteme angewendet. Sollen die Daten gemäss dem Prinzip «Once Only» in Zukunft behördenübergreifend genutzt werden können, müssen die verschiedenen Systeme miteinander verknüpft und interoperabel werden. Genau das ist heute aber häufig nicht möglich. Thomas Alabor, Leiter Solution Engineering bei der Bedag, schildert die Situation wie folgt: «Es gibt eine Vielzahl historisch gewachsener Systeme, die ihre eigene Sprache sprechen, sich untereinander aber nicht verstehen.» Das ist nicht zuletzt der föderalistischen Struktur der Schweiz sowie der hierzulande traditionell restriktiven Auslegung der Datenschutzbestimmungen geschuldet. Damit «Once Only» Wirklichkeit werden kann, braucht es neben der Schaffung neuer rechtlicher Rahmenbedingungen deshalb IT-Dienstleister wie die Bedag, die technologische Lösungsansätze anbieten, um die Systemgrenzen aufzubrechen. «Gefragt ist ein föderierendes Stammdatenmanagement-System, welches im Hintergrund als Übersetzungsapparat funktioniert, damit eine systemübergreifende Datennutzung möglich wird. Die Daten werden dezentral in den Fachsystemen belassen, können dank unserer innovativen IT-Lösungen aber generisch ausgetauscht und in Beziehung zueinander gesetzt werden», erklärt Alabor.

Datenschutz und Transparenz sind oberstes Gebot
Die «Quadratur des Kreises», sagt Thomas Alabor, sei es, mit «Once Only» dafür zu sorgen, dass die Effizienz innerhalb der Verwaltung steigt und gleichzeitig sicherzustellen, dass Datenschutz und Transparenz gewährleistet sind. «Die Bevölkerung hat zurecht grosses Vertrauen darin, dass die öffentliche Verwaltung die Sicherheit der Daten garantiert. Diese Glaubwürdigkeit muss erhalten bleiben und darf keinesfalls aufs Spiel gesetzt werden», betont er. Es wird Aufgabe der Verwaltung sein, die Bürgerinnen und Bürger mittels aktiver Informations- und Kommunikationspolitik zu überzeugen, dass sensible Daten auch in Zeiten von E-Government mit höchster Sorgfalt behandelt werden. Gleichzeitig müssen moderne IT-Lösungen technisch so gebaut sein, dass Personen oder Unternehmen selbst bestimmen können, welche Informationen sie freigeben und ob dies einmalig oder dauerhaft geschieht. Ausserdem müssen sämtliche Daten, die getauscht werden, akribisch protokolliert und gegenüber der Bevölkerung transparent ausgewiesen werden können.

«Once Only Showcase» für die Berner Digitaltage realisiert
Der «Once-Only-Ansatz» wurde in der Schweiz etwa im Rahmen der elektronischen Umzugsmeldung oder mit dem EasyGov-Portal für Unternehmen bereits erfolgreich umgesetzt. Bis jedoch eine übergreifende, nationale Dateninfrastruktur geschaffen ist, wird aber noch einige Zeit vergehen, wagt Thomas Alabor einen Blick in die Zukunft. Wie diese aussehen könnte, illustriert der folgende Showcase, welcher die Bedag im Rahmen der Berner Digitaltage 2020 realisiert hat. Er zeigt am Beispiel des Studenten René, wie einfach es künftig sein könnte, einen Stipendienantrag zu stellen.