Document Squeezer – mehr Effizienz dank intelligenter Datenextraktion

Datum
19.09.2022

Innovation ist nur dann sinnvoll, wenn sie dem Menschen dient und ein Marktbedürfnis erfüllt. Ein gutes Beispiel dafür ist der neue Document Squeezer der Bedag.

Die Bedag arbeitet schon längere Zeit in agilen Teams mit der Steuerverwaltung des Kantons Bern zusammen. Während der Arbeit in einem Team hat sich Anfang Jahr das Bedürfnis der Steuerverwaltung herauskristallisiert, die manuelle Kontrolle der Steuererklärungen schrittweise zu automatisieren, um so die Mitarbeitenden von Routinearbeiten entlasten und mit neuen anspruchsvolleren Aufgaben beauftragen zu können.

Die Bedag hat diese Idee aufgenommen und rasch ein Produkt entwickelt, das in einem ersten Schritt bei der Quellensteuer eine Automatisierung ermöglicht. Unterdessen ist diese «SaaS-Lösung» bei der Steuerverwaltung produktiv und liefert die gewünschten Daten an die Backend-Systeme von NESKO.

Die eingereichten Quellensteuerangaben werden eingelesen und in maschinenlesbare Daten umgewandelt. Der Mensch muss nur noch dort intervenieren, wo eine Unleserlichkeit oder Unklarheit besteht.

Zufriedener Kunde
Bei der Steuerverwaltung des Kantons Bern ist man mit dem Resultat sehr zufrieden. Der Document Squeezer entlastet die Mitarbeitenden gerade in der «Hochsaison» spürbar. Damit ist nun auch eine schrittweise Erweiterung auf zusätzliche Anwendungen geplant. Dazu Alexander Weber (ICT-Architekt) von der Steuerverwaltung:

«Als wir in einem Meeting auf eine mögliche Extraktion von Daten aus PDF und der möglichen Automatisierung der Datenerfassung zu sprechen gekommen sind, haben wir uns mit der Bedag schnell geeinigt, einen Prototyp zusammen aufzubauen. Tatsächlich haben wir bei der Steuerverwaltung dann schon zwei Monate später den SaaS Service Document Squeezer testen können, und dieser ist jetzt mit der Fachapplikation Quellensteuer in Produktion. Pro Monat können meine Kolleginnen und Kollegen bei der Steuerverwaltung jetzt viele Arbeitsstunden für qualifiziertere Aufgaben als die Datenerfassung einsetzen – Arbeit haben wir ja genug. Ich bin hocherfreut, wie rasch und zielführend die Bedag unser Bedürfnis aufgenommen und eine effiziente und zuverlässige Applikation entwickelt hat. Wir sind sehr zufrieden und werden den Document Squeezer nun nach und nach für die Erfassung weiterer Formulare ausbauen.»

Grosser Bedarf bei der öffentlichen Verwaltung
Innerhalb der öffentlichen Verwaltung gibt es eine Vielzahl an Formularen, die aufgrund von Medienbrüchen manuell digitalisiert werden müssen – teils sogar von Hand ausgefüllte. Diese aufwendige und fehleranfällige Digitalisierungsarbeit ist höchst individuell und wird aufgrund von steigendem Personalmangel zu einem immer grösseren Problem. Webformulare können Abhilfe schaffen, dennoch müssen oft Anhänge beigefügt werden, was weiterhin manuelle Arbeiten erfordert. Unsere SaaS-Lösung unterstützt Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der schnellen und fehlerfreien Extraktion der Daten.

Der Document Squeezer ermöglicht die automatisierte Datenextraktion und -veredelung. Dateien werden dazu an einen einzigen verschlüsselten API Endpoint gesendet, die KI im Hintergrund klassifiziert die Dokumente, extrahiert die relevanten Daten, veredelt diese und liefert sie an den entsprechenden API Endpoint zurück. Ist bei einem Datenfeld etwas nicht ganz eindeutig, wird die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter zur manuellen Überprüfung eingebunden, wodurch der Document Squeezer kontinuierlich dazulernt.

Die Datenverarbeitung erfolgt schrittweise von der Datenklassifizierung über deren Extraktion bis hin zur Validierung und Veredelung, damit die Daten in anderen Systemen weiterverwendet werden können.

Vorteile des Document Squeezers auf einen Blick

  • Dokumente und gescannte Papiervorlagen (PDF, JPEG, PNG) werden bis zu 100% automatisiert verarbeitet und die Daten korrekt extrahiert. Manuelle Arbeit entfällt um bis zu 100%.
  • Extrahierte Daten können mit Bestandsdaten abgeglichen, veredelt und maschinell weiterverarbeitet werden.
  • Die Daten verbleiben zu 100% im Rechenzentrum der Bedag.
  • Ressourcenaufwände werden minimiert – bei gleichzeitiger Fehlerdeduktion.
  • Der Service steht innert weniger Tage zur Verfügung.
  • Die Implementierungskosten sind minimal.

Eine passende Lösung auch für Sie?

Der Document Squeezer ist ein einfaches Beispiel einer guten Innovation. Er befriedigt ein Kundenbedürfnis und erleichtert den Arbeitsalltag. Und das Beste dabei: Ihre Daten verlassen bei dieser SaaS-Lösung die Rechenzentren der Bedag nie, die SaaS-Lösung wird hoch verfügbar und sicher bei uns in Bern betrieben. Wenn auch Sie Bedarf haben, die manuelle Datenerfassung ab bestehenden Dokumenten zu reduzieren, finden wir für Sie eine passende Lösung. Den Document Squeezer können wir rasch und preiswert an neue Anforderungen anpassen.

Interessiert? Kontaktieren Sie uns. Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot. Mehr über unsere innovativen Produkte erfahren Sie hier.

Achtung Phishing !

In Deutschland und der ganzen EU werden fälschlicherweise Jobs im Namen der Bedag angeboten. Die Bedag Informatik AG hat ausserhalb der Schweiz keine Niederlassung und beauftragt im EU Raum keine Recruiter. Unsere Rechtsabteilung ist bereits informiert. Geben Sie keine sensiblen Personendaten weiter. Falls Sie Ihre Personendaten schon weitergegeben haben, nehmen Sie bitte mit Ihrer Bank und der Polizei Kontakt auf und informieren Sie diese über den Vorfall. Es besteht ein erhöhtes Betrugsrisiko.

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